Die Begriffe «Personalberatung», «Headhunting» und «Executive Search» werden häufig nicht ganz korrekt und gleichbedeutend verwendet. Im Kern beschreiben sie grundsätzlich alle das Gleiche: Die Suche und Auswahl qualifizierter und oft sehr spezialisierter Kandidatenprofile im Auftrag von Unternehmen für eine konkret zu besetzende Position durch eine externe Personalberatung, einen Headhunter oder Executive Search Firma.

Mit dem Ziel, die Rekrutierungskosten möglichst gering zu halten, erfolgt die Suche nach geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten in der Regel über passive Kanäle, wie z.B. Stellenanzeigen. Aufgrund des kontinuierlich steigenden Fachkräftebedarfs und sinkenden Response-Raten wird diese Methode gern auch als «Post and Pray»-Methode verspottet.

Bleibt der Rekrutierungskanal über die Stellenanzeige erfolglos oder möchte das rekrutierende Unternehmen seinen Bedarf an Kandidierenden nicht offen am Markt kommunizieren, erfolgt die Rekrutierung in der Regel immer durch eine Personalberatung, über Headhunting oder Executive Search.

Im Unterschied zur anzeigengestützten Personalsuche gehen Personalberatungen, Headhunting und Executive Search Unternehmen für Unternehmen gezielt und aktiv auf die Suche. Im sogenannten Direct Search werden die besten Mitarbeitenden aktiv per Direktansprache für vakante Stellen kontaktiert (per Telefon, E-Mail, selten auch per Brief), um diese für einen Unternehmenswechsel zu motivieren und zu qualifizieren.

Dies macht den Einsatz externer Personaldienstleister für viele Unternehmen auch so attraktiv: Über das gezielte Abwerben der besten Mitarbeitenden, oft konkurrierender Firmen, wird direkt Einfluss auf die Qualität und Gewinnung der richtigen Mitarbeitenden genommen und der Aufwand im Bewerbermanagement an den Dienstleister dadurch ausgelagert.